En estos tiempos de gran avance tecnológico, donde todo es para ya, y no se debe perder tiempo, porque el tiempo es oro. Los colaboradores están en una carrera o trabajan contra reloj, para lograr hacer en la jornada laboral todo su trabajo y mejorar la productividad en las empresas.
Este panorama provoca estrés y cuestionamientos sobre ¿Cómo distribuir el tiempo?, ¿Cómo evitar la procrastinación? O ¿Cómo mejorar la concentración?
En este post vas a encontrar varios consejos para gestionar mejor el tiempo y aumentar la concentración, mejorando la productividad de tu equipo de trabajo y por ende la de tu empresa.
¡Vamos a ello!
Contenidos
Maximiza el rendimiento de tu equipo de trabajo
La productividad en las empresas es un factor clave para el éxito de tu negocio, ya que si tu empresa es productiva, logras aumentar la rentabilidad, reducir costos de producción y mejorar el servicio al cliente.
Por lo tanto, es importante entender que la productividad empresarial va más allá de tener buenas maquinarias, tecnología de punta, locaciones modernas. Para que tu empresa sea productiva también debe tener la capacidad de crear ambientes de trabajo saludables.
Según un artículo de Forbes, la productividad aumentará cuando sus empleados estén contentos, respaldados y tengan el equipo adecuado para realizar sus tareas laborales. Pero, ¿Cómo hago esto en mi empresa?
Aplicando cambios que motiven a tu fuerza laboral y mejoren su eficiencia.
- Motivar a tu fuerza laboral: fomentar descansos regulares, reconocer y recompensar el trabajo bien hecho, organizar eventos corporativos de bienestar, etc.
- Mejorar su eficiencia: limitar las reuniones improductivas, efectuar controles semanales, usar un software de seguimiento de tiempo, evitar el exceso de trabajo, implementar un software CRM para ventas y servicio al cliente, etc.
Nuestro CRM Picallex te ayuda a gestionar de manera eficiente la relación con tus clientes y prospectos, evitando reprocesos y pérdidas de tiempo, para aprovechar nuevas oportunidades de negocio.
6 hábitos para aumentar la productividad en tu empresa
Implementar cambios que mejoren los hábitos de tu equipo y potencien su desempeño, pueden impactar significativamente la eficiencia en tu lugar de trabajo.
Toda vez que estos cambios están enfocados en la gestión del tiempo, y complementados con la mejora en el nivel de concentración de tus colaboradores.
Según un artículo de NegociosDIT, el 84,4 % de las personas se distraen en el trabajo, siendo el celular la principal fuente de distracción, reduciendo la productividad en el trabajo en un 55%.
Lo anterior requiere que brindes acompañamiento a tu equipo de trabajo, para que todos estos hábitos sean practicados y sostenidos en el tiempo, como una medida para mejorar de manera duradera la productividad laboral.
La alta productividad en tu negocio es signo de una cultura empresarial y laboral saludable.
A continuación, te recomendamos seis (6) hábitos para incrementar la productividad en las empresas:
1. Tomar descansos frecuentes para recuperar la energía
La importancia de tomar descansos regulares radica en que disminuye el estrés y aumenta la productividad de las personas, lo cual impacta favorablemente la productividad en las empresas.
Esto implica motivar a tus colaboradores a tomar descansos regulares, tiempo en el cual se pueden alejar del trabajo que están realizando, para que descansen mentalmente y renueven su motivación.
Te sugerimos establecer descansos de 10/15 minutos cada hora. Según un artículo de Lifehack, la mejor manera de garantizar una productividad constante a lo largo del día, es trabajar durante unos 50 minutos, seguidos de un descanso de 15 a 20 minutos.
Los descansos breves mejoran el desempeño individual de tus colaboradores, obteniendo más y mejores resultados como equipo.
De igual forma, es necesario que renueves tu energía, la cual va disminuyendo a medida que la utilizas. Existen varias actividades que te ayudan a manejar tu energía con más efectividad a lo largo del día:
Dormir la cantidad de horas necesarias, ejercitarte, comer saludable, tomar aire fresco, hacer lo que amas más seguido, entre otros.
2. Tener un propósito
Un propósito representa la fuerza motivacional superior que tienes para lograr un objetivo.
Ahora bien, a nivel empresarial el propósito o razón de ser de una empresa, está alineado a satisfacer la necesidad de sus clientes.
En este sentido, el propósito de tu negocio es fundamental para direccionar los esfuerzos de tus colaboradores. Cuando tienes claro lo que quieres, vas en busca de ello, te esfuerzas, lo atraes.
Es primordial que todos sepan cuál es el propósito y los objetivos de tu empresa, para que las decisiones y las actividades diarias estén encaminadas a hacer realidad dicho propósito.
Este hecho actúa como una palanca que mejora el desempeño de los colaboradores e incrementa la productividad en las empresas.
3. Crear una lista de tareas pendientes
El crear una lista de tareas te permite tener organizado tu trabajo diario, priorizando lo más importante, para lo cual debes efectuar una planificación de lo que tienes que hacer y el período de tiempo en el que deseas completarlo.
Las listas de tareas pendientes, te ayudan a estar enfocado sin aumentar el estrés y a mejorar tu productividad. Dado que, te concentras en un objetivo a la vez.
Hacer tus actividades de manera eficaz y eficiente, centrándote en una tarea a la vez durante la jornada laboral es lo recomendable. Esforzarte por concentrarte en una variedad de cosas al mismo tiempo reduce la productividad en un 40%.
Es así como, al priorizar tu trabajo mediante la lista de tareas, estás en la capacidad de centrarte en aquellas tareas de mayor valor o que impactan significativamente tu productividad.
4. Evitar las distracciones internas
La concentración es fundamental para evitar distraerte en tu jornada laboral, estas distracciones pueden provenir de ti o de otros.
A continuación, te detallamos varios consejos para potenciar tu habilidad de concentración y evitar las distracciones internas o que provienen de ti:
- Desactivar tus notificaciones (redes sociales, correo electrónico, etc.).
- Poner el celular en modo avión.
- Implementar la técnica pomodoro, los usuarios configuran un temporizador y trabajan en sprints cronometrados de 20 a 30 minutos. Esta técnica te ayuda a completar tus tareas, evitando las distracciones de tu entorno.
- Usar aplicaciones como Freedom o StayFocusd, para bloquear sitios web que te hagan perder el tiempo.
A mayor concentración, mayor posibilidad de completar la tarea y terminar el trabajo a una hora adecuada.
Las distracciones te hacen perder la noción del tiempo, impidiendo mejorar la productividad laboral, lo cual afecta el crecimiento de tu negocio.
5. Tener una lista de tareas pendientes separada para las distracciones externas
Las distracciones externas o que provienen de otros, son los requerimientos que te hacen otras personas en tu jornada laboral, para lo cual es necesario realizar una lista de tareas pendientes, con el objeto de que no te distraigas de tus tareas más importantes.
Ahora bien, el manejo de la lista de tareas pendientes proveniente de otros, debe ser enmarcado en una comunicación asincrónica, comunicación que no requiere una respuesta inmediata, como una medida para reducir las distracciones dentro de tu equipo de trabajo.
De igual forma, te proponemos una herramienta útil para distinguir entre lo importante y lo urgente, la matriz de Eisenhower, utilizada por Dwight Eisenhower para determinar en qué debes trabajar y qué debes ignorar.
En tal sentido, la organización de tus tareas la haces en función de la importancia y la urgencia de cada tarea, permitiéndote identificar pérdidas de tiempo en tu jornada laboral.
6. Optimizar su correo electrónico con herramientas inteligentes
El correo electrónico es una fuente indiscutible de solicitudes adicionales a tus tareas principales, a lo largo de tu día laboral.
Son muchos los que utilizan el enfoque sistemático de leer el correo electrónico en bloques de tiempo durante el día, para mantener el correo electrónico bajo control.
Sin embargo, existen varios softwares o aplicaciones, como Sanebox o Unroll.me:
- Sanebox: filtra los mensajes de correo que considera sin importancia en una carpeta para que posteriormente los puedas leer.
- Unroll.me: anula las suscripciones de varias listas de correo a la vez, para mantener limpia tu bandeja de entrada.
Del mismo modo, puedes hacer uso de los atajos de correo electrónico (Gmail, Outlook y Apple Mail) para que te ahorres hasta 60 horas al año.
Conclusión
Aumentar la productividad en las empresas implica hacer cambios en pro de la eficiencia y la motivación de la fuerza laboral.
Estos cambios referentes a tomar descansos frecuentes, crear lista de tareas, evitar distracciones, etc., buscan mejorar la gestión del tiempo y aumentar el nivel de concentración.
Pero el tener un propósito que guíe la actividad diaria de todos los miembros de tu equipo de trabajo, es fundamental para lograr resultados sobresalientes que impacten favorablemente la productividad empresarial.
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