Con el acelerado avance de la tecnología, se han generado un sin fin de herramientas como software y app, entre muchas más, para apoyar y mejorar las diferentes áreas de una empresa. Favoreciendo el incremento de la productividad y la competitividad, por medio de la simplificación de procesos y disminución de errores.
Los call center o centros de llamadas siguen siendo una parte fundamental en cualquier empresa, por ello, no se debe descuidar, al contrario debes mejorarlo cada vez que puedas. Gran número de personas abandonan tu centro de llamadas debido a un mal servicio, en su mayoría por el tiempo de espera.
De allí, la importancia de un Auto Call o Automatización de Llamadas, te permite mejorar tus tiempos de respuesta a los usuarios y acelerar los procesos de atención al cliente.
Lo que distingue a los mejores call centers es un excelente sistema de servicio al cliente
Contenidos
¿Cómo funciona la automatización de llamadas?
El Auto Call funciona por medio de un software que permite realizar varias tareas al mismo tiempo de forma eficiente y eficaz; además, cuenta con un personal capacitado para dar soporte,asistencia e interactuar con los clientes actuales y potenciales de la empresa.
Ahora veamos como funciona:
- Marcador inteligente automático: facilita la interpretación de un menú de voz transmitido por un teclado, analiza la voz del usuario, para emitir mensajes personalizados; adicionalmente, realiza funciones como traducir un texto en mensaje de voz y un mensaje de voz en texto.
- Gestión outbound: este sistema automático se encarga de pasar únicamente las llamadas activas a los agentes para que estos interactúen con los clientes.
También, puede enrutar varias llamadas a tus colaboradores en el momento en que se hace contacto con el cliente y elimina hasta un 99% de error al momento de marcar un número.
El implementar correctamente este sistema de Auto Call, te traerá como resultado menos tiempo de espera y frustración para el cliente, mayor satisfacción por la rapidez que tu equipo responde y un aumento de tus ventas.
Beneficios principales
La atención que le das a tus clientes afectan directamente las ventas de tus productos, ya que cada vez sus exigencias son mayores. Por lo que debes contar con un excelente servicio al cliente.
¿Cuáles son los mayores beneficios de contar con un Auto Call?:
- Mejor servicio al cliente: La experiencia que tenga un prospecto en un primer contacto con tu empresa, es fundamental, ya que de esto depende en gran parte que quiera seguir conociendote y adquiera tus productos.
Adquirir un cliente nuevo cuesta 5 veces más que retener un cliente existente
- Rapidez: Para la mayoría de las personas actualmente el tiempo es muy valioso, por ello mientras más rápida sea la atención al cliente, sentirá mayor satisfacción por parte de tu empresa y tu equipo de colaboradores podrán atender mayor número de personas.
- Atención personalizada: es importante que tu equipo tenga la preparación para responder preguntas y manejar alguna molestia o inquietud por parte de un cliente y que satisfaga sus necesidades.
- Retención de clientes: los Auto Call permiten que tu equipo realice seguimiento del usuario, indagar cómo ha percibido la experiencia con tu empresa y motivarlos, a través de las diferentes estrategias que establezcas para que tu cliente se fidelice con tu marca.
Sin embargo, debemos tener claro que los prospectos no solo te contactan a través de llamadas, hoy en día existen diversos canales de contacto,como por ejemplo, redes sociales, página web, correo electrónico, chats, etc.
Mayor alcance
Si deseas tener mayor alcance de contacto y respuestas debes tener claro que los prospectos no solo te contactan a través de llamadas, hoy en día existen diversos canales de contacto,como por ejemplo, redes sociales, página web, correo electrónico, chats, etc.
Un potencial cliente interactúa con la marca mediante un anuncio en redes sociales, televisión, sitio web, entre otros medios
Está comprobado que la mayoría de las personas en la actualidad pasan más tiempo en su celular y otros medios tecnológicos que en contacto físico o telefónico. Estos son más utilizados y de fácil acceso.
Debido a esto, es importante que integres un CRM, el cual te permitirá gestionar desde la primera conversación, hasta la entrega de pedidos. Este software no solo es eficiente y útil para la asistencia telefónica, también podrás dirigir las interacciones de tus usuarios y reunir información de cada proceso, por medio de una interfaz sencilla e intuitiva.
Aumento en la tasa de respuesta
Con un sistema automatizado y con inteligencia virtual el poder de respuesta por parte de tu empresa será mucho más rápida y efectiva, ya que estos software tienen la capacidad de dar respuestas basadas en algoritmos, diseñados especialmente para este tipo de sistemas y que puedan interpretar las palabras escritas o por voz.
Un gran beneficio de los Auto Call, es que simplifican las transferencias de llamadas de larga distancia, por estar conectadas, a través de internet, por lo que pueden ser respondidas en un tu carro, oficina e inclusive en el hogar.
Incremento en la eficiencia
Al optimizar tus recursos y aprovechar los datos en tiempo real, el resultado será una interacción y respuesta al cliente más personalizada por parte de tu empresa.
Un sistema de datos completo y centralizado, que contenga una integración de telefonía , que te brinde informes actualizados y analítica para medir el rendimiento de tus esfuerzos y estrategias, con un sistema omnicanal, permitirá que tu negocio asegure el éxito.
Riesgos de la automatización de llamadas
Como todo en la vida, cada cosa que hacemos o decimos tiene sus ventajas y desventajas. Dentro de las desventajas de la automatización de tu call center o contact center, podemos mencionar:
- Dependencia de la tecnología.
- Mantenimiento o actualizaciones constantes del sistema.
- Implementación del software inadecuado.
- Alta inversión en sistemas de automatización.
- Resistencia al cambio por parte del equipo de trabajo.
Conclusión
El Auto Call, tiene múltiples beneficios como lo hemos visto en este blog, es un sistema automatizado que brinda rapidez de respuesta, ya que optimiza los tiempos al momento en el que un cliente se comunica con tu empresa, devuelve la llamada automática e inmediatamente.
En el momento que cliente atiende Auto-Call envía automáticamente esa llamada al agente disponible, brindando atención personalizada y generando en el prospecto satisfacción al obtener respuesta a sus necesidades, además, ofrece a tu equipo de trabajo mayor tiempo para atender un mayor número de usuarios.
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